Hinweisgebersystem

Was passiert mit Hinweisen, die Themen
außerhalb des Anwendungsbereiches des HSchG betreffen
oder von Personen erstattet werden, die nicht in einer beruflichen
Verbindung zu uns stehen?

Der transparente, offene und vertrauliche Umgang mit Kritik und Beschwerden ist uns ein zentrales Anliegen. Wir übernehmen damit soziale und gesellschaftliche Verantwortung. Selbstverständlich werden wir daher auch Hinweise bearbeiten, die keine maßgeblichen Rechtsvorschriften der Europäischen Union betreffen oder von Personen eingebracht werden, die nicht in beruflicher Verbindung zu uns stehen. Unsere internen Richtlinien sehen dafür ein eigenes Beschwerdemanagement vor, das sich in der Praxis bewährt hat.

Wie kannst du unser internes Hinweisgebersystem benutzen?

Wir haben eine sichere Online-Formularanwendung eingerichtet, über die Hinweise entweder personenbezogen (unter Anführung von Name und Kontaktdaten) oder anonym erstattet werden können. Auch das Übermitteln von Dateianhängen ist möglich. In der Formularanwendung musst du verpflichtend anführen, auf welche Institution sich dein Hinweis bezieht. Bitte führe hier den exakten Wortlaut unserer Institution „LebensGroß GmbH“ an.

Ob du einen Hinweis personenbezogen oder anonym erstatten willst, entscheidest du selbst. Abhängig von deiner Auswahl sieht unsere Online-Formularanwendung ein entsprechendes Verfahren vor.

16-stelliger Zahlencode

In jedem Fall (d.h. unabhängig davon, ob du den Hinweis personenbezogen oder anonym einbringst), erhältst du nach Erstattung deines Hinweises automatisch und einmalig einen nach dem Zufallsprinzip generierten 16-stelligen Zahlencode. Damit kannst du dich im Hinweisgebersystem einloggen und den aktuellen Bearbeitungsstatus deines Hinweises prüfen.

Darüber hinaus kannst du nach dem Einloggen mit uns per Chat kommunizieren, etwa wenn du Angaben präzisieren oder berichtigen willst.
Wenn du den Hinweis anonym einbringst, bleiben selbstverständlich auch dein Login und deine Kommunikation per Chat zu jedem Zeitpunkt anonym.

Wir empfehlen, den 16-stelligen Zahlencode schriftlich zu notieren, abzufotografieren oder mittels „copy/paste“ Funktion digital zu speichern. Beachte, dass der 16-stellige Zahlencode im Fall des Verlustes aus Sicherheitsgründen nicht mehr wiederhergestellt werden kann und ein (weiterer) Login damit nicht mehr möglich ist. Wenn du einen Hinweis anonym einbringst und dein 16-stelliger Zahlencode verloren geht, wird daher keine Kommunikation mehr mit uns möglich sein.
Beachte weiters, dass der 16-stellige Zahlencode keinen unbefugten Personen gegenüber offengelegt wird. Für eine missbräuchliche Verwendung sowie die gewollte oder ungewollte Offenlegung des 16-stelligen Zahlencodes gegenüber Dritten, wird von uns und seitens des Betreibers des Hinweisgebersystems jedwede Haftung ausdrücklich ausgeschlossen.

Was passiert, wenn du einen Hinweis einbringst?

Wenn du einen Hinweis einbringst (personenbezogen unter Anführung von Name und Kontaktdaten oder anonym ohne Angabe von Kontaktdaten), werden wir dir den Eingang des Hinweises binnen einer Frist von längstens sieben Tagen bestätigen, den Hinweis intern prüfen und dich binnen einer Frist von längstens drei Monaten über die Ergebnisse dieser Prüfung und die von uns gegebenenfalls getroffenen Maßnahmen informieren. Bei Bedarf, etwa zur Präzisierung deiner Angaben, können wir auch in Verbindung mit dir treten. Die Kontaktaufnahme erfolgt entweder über die von dir angeführten Kontaktdaten oder im Fall einer anonymen Meldung über die Chatfunktion im Hinweisgebersystem.

Zu deinem Schutz sieht das HSchG umfassende Maßnahmen vor, die insbesondere gewährleisten sollen, dass deine Identität vertraulich bleibt. Wir ergreifen alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, die notwendig sind, um diese Schutzmaßnahmen zu erfüllen.

Information gemäß Artikel 13 Datenschutz-Grundverordnung

Wenn du eine Meldung über unser internes Hinweisgebersystem einbringst, werden die von dir zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten (insbesondere auch der Klartext, auf den sich der Hinweis bezieht und allenfalls übermittelte Dateianhänge) von uns zum Zweck der internen Prüfung des Hinweises und zur Ergreifung allenfalls notwendiger Maßnahmen verarbeitet. Dabei stützen wir uns auf die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden sowie dem Bundesgesetz über das Verfahren und den Schutz bei Hinweisen auf Rechtsverletzungen in bestimmten Rechtsbereichen (HinweisgeberInnenschutzgesetz – HSchG).

Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte weitergeleitet. Ausnahmen davon bestehen nur dann, wenn wir gesetzlich dazu berechtigt oder verpflichtet sind (z.B. Erstattung einer Anzeige an die zuständigen Strafverfolgungsbehörden, wenn unsere interne Überprüfung des Hinweises den Verdacht einer strafbaren Handlung bestätigt), wir im Rahmen der Zurverfügungstellung der Online-Formularanwendung externe Dienstleister beiziehen, mit denen wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Artikel 28 Datenschutz-Grundverordnung abgeschlossen haben, oder du uns im Vorfeld deine Einwilligung dazu erklärst.

Personenbezogene Daten werden nur so lange verarbeitet und gespeichert, wie dies für die oben angeführten Zwecke erforderlich ist. Aufgrund von gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten kann sich eine längere Speicherdauer ergeben. Nach Ablauf entsprechender Fristen werden deine personenbezogenen Daten gelöscht, sofern nach der Datenschutz-Grundverordnung keine andere Rechtsgrundlage für eine länger andauernde Speicherung mehr besteht.
Weitere Informationen über unseren Datenschutz und über deine Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung findest du HIER.